ĐỒNG BỘ HÓA ĐƠN

• Bước 1: Cài đặt nhận hóa đơn.
• Cài đặt Vacom Plugin trên máy tính người dùng

• Cài đặt cấu hình hóa đơn:  Truy cập: Hóa đơn/ Cài đặt nhận hóa đơn.

• Bước 2: Quản lý hóa đơn.

• Mua vào
• Bán ra
• Mua vào (MTT)
• Bán ra (MTT)

Thời gian

Ký hiệu hóa đơn

Số hóa đơn

Trạng thái hóa đơn: 

• Chưa xử lý: Là hóa đơn được đồng bộ về và chưa có các bước khai báo mã chứng từ, mã đối tác hay các thông tin hàng hóa phát sinh
• Đã xử lý: Là những hóa đơn sau khi đồng bộ về người dùng đã khai báo mã chứng từ, các thông tin về mã đối tác, tên hàng hóa phát sinh trước khi ghi vào sổ.
• Hoàn thành: Là những hóa đơn đã hoàn thành tạo chứng từ, ghi vào sổ sách.

Nguồn hóa đơn:

• Hóa đơn điện tử
• Lazada
• Tiktok Shop

Nguồn: 

• Hóa đơn điện tử
• Lazada
• Tiktok Shop

Trạng thái kết nối Plugin

Mã số thuế của Hộ kinh doanh

Loại hóa đơn: người dùng có thể đồng bộ theo các loại

• Mua vào
• Bán ra
• Mua vào (MTT)
• Bán ra (MTT)

Thời gian kết nối: người dùng có thể chọn nhanh tháng để kết nối (Lưu ý: thời gian tối đa chọn đồng bộ là 1 tháng)

• Nhập mật khẩu đăng nhập.
• Nhập mã captcha tương ứng.
• Bấm đăng nhập.

• Bước 3: Tạo chứng từ (**).

1, Chứng từ, đối tác

• Mã chứng từ: người dùng chọn Mã chứng từ tương ứng cần ghi nhận vào sổ. Phần mềm đã lấy danh sách các chứng từ tương ứng với từng loại hóa đơn Mua vào, Bán ra.
• Mã đối tác: 

=> Phần mềm sẽ tự động so sánh mã số thuế người bán/người mua trên hóa đơn và mã số thuế của danh mục đối tác trong phần mềm, nếu khớp nhau sẽ tự động hiển thị mã đối tác đã khai báo trong danh mục .

=> Trường hợp mã đối tác trên hóa đơn không có mã số thuế (cá nhân) , phần mềm sẽ so sánh tên đối tác trên hóa đơn và tên đối tác trong danh mục của phần mềm, nếu cùng tên sẽ lên gợi ý mã đối tác trong danh mục.

=> Trường hợp chưa có mã đối tác trong danh mục, người dùng có thể nhập mã đối tác mới vào trường Mã đối tác (gợi ý : đặt mã đối tác theo mã số thuế). Phần mềm sẽ tự động khai báo thêm mã đối tác mới này vào danh mục đối tác trong phần mềm, căn cứ theo thông tin đối tác trên hóa đơn, và mã nhóm đối tác đã khai báo ở mục Cài đặt cấu hình hóa đơn (Bước 1)

=> Các đối tác đã đồng bộ 1 lần giữa hóa đơn điện từ và phần mềm, thì các hóa đơn tiếp theo sẽ tự động liên kết giữa mã đối tác trên hóa đơn và mã đối tác trong danh mục.

• Tên đối tác theo hóa đơn: Nếu người dùng muốn lấy thông tin tên đối tác theo tên trên hóa đơn thì tích vào mục Tên đối tác theo hóa đơn, hoặc nếu không tích thì người dùng có thể điền tên đối tác vào ô Tên đối tác, khi bấm Lưu dữ liệu phần mềm sẽ tạo tên đối tác theo thông tin người dùng nhập.
• Diễn giải: Nhập diễn giải cho chứng từ đang xử lý, diễn giải này sẽ được thể hiện trong chứng từ cần hạch toán.
• Mã kho: Người dùng nhập mã kho nhập/xuất hàng, Mã kho được lấy từ Danh mục kho lên. Đối với các chứng từ hàng hóa là Phiếu bán hàng, Phiếu nhập mua hàng thì mới cần nhập mã kho. Còn các chứng từ Thu, chi tiền, phiếu kế toán thì người dùng không cần chọn mã kho.
• Hình thức thanh toán: Người dùng chọn hình thức thanh toán tương ứng với hóa đơn phát sinh.
• Mã ngân hàng: Nếu Hình thức thanh toán là Chuyển khoản thì người dùng chọn Mã ngân hàng tương ứng.
• Mã nghiệp vụ: Khi người dùng chọn mã chứng từ là Phiếu Thu, chi tiền, phiếu kế toán, người dùng cần chọn Mã nghiệp vụ tương ứng với phát sinh.
• Mã chi phí: Khi người dùng chọn mã chứng từ là Phiếu Thu, chi tiền, phiếu kế toán, người dùng cần chọn Mã nghiệp vụ là Khác (Thu khác, chi khác, chi phí khác) thì người dùng chọn Mã chi phí phát sinh tương ứng.

• Một dòng dữ liệu khi hoàn thành nhập đủ thông tin, màu nền của dòng dữ liệu đấy sẽ chuyển từ màu hồng sang màu trắng và tại mục hàng động ở đầu dòng sẽ hiển thị tích màu xanh.
• Trường hợp xử lý cùng lúc nhiều hóa đơn, khi nhập thông tin dòng đầu hoàn thành, người dùng có thể lựa chọn copy thông tin sang các dòng tiếp theo. Tại mục hành động người dùng chọn chức năng sao chép, người dùng chọn Phương thức sao chép:

                  => Tất cả: tất cả các dòng trong bảng xử lý dữ liệu

                  => Dòng còn lại: những dòng chưa được xử lý hoặc xử lý thiếu thông tin.

Chọn các trường cần sao chép: người dùng có thể lựa chọn 1 hoặc cùng lúc nhiều trường dữ liệu khác nhau để sao chép nếu các dòng hóa đơn có cùng thông tin.
Sau khi chọn xong người dùng bấm Áp dụng để thực hiện sao chép dữ liệu.

• Mã hàng hóa :

=> Nếu mã hàng trong danh mục hàng hóa khớp với mã hàng trên hóa đơn điện tử, phần mềm sẽ tự động hiển thị thông tin ở cột Mã hàng

=> Trường hợp mã hàng giữa phần mềm kế toán và mã hàng trên hóa đơn điện tử khác nhau, người dùng có thể chọn lại phù hợp trong danh mục hàng hóa đã khai báo, phần mềm sẽ lưu liên kết giữa 2 mã này, phục vụ cho việc tự động gán mã cho các hóa đơn tiếp theo.

=> Trường hợp chưa có mã hàng trong danh mục hàng hóa của phần mềm, người dùng chỉ cần nhập mã hàng mới vào trường Mã hàng ,phần mềm sẽ tự động tạo mã hàng mới vào phần mềm, căn cứ theo thông tin hàng hóa trên hóa đơn, và mã nhóm hàng hóa đã khai báo ở mục Cài đặt cấu hình hóa đơn (Bước 1).

• Tên sản phẩm theo hóa đơn: Nếu người dùng muốn lấy thông tin tên sản phẩm theo tên trên hóa đơn thì tích vào mục Tên sản phẩm theo hóa đơn, hoặc nếu không tích thì người dùng có thể điền tên sản phẩm vào ô Tên sản phẩm, khi bấm Lưu dữ liệu phần mềm sẽ tạo tên sản phẩm theo thông tin người dùng nhập
• Đơn vị tính: Người dùng chọn đơn vị tính tương ứng với mã sản phẩm phát sinh khi tạo mới, với mã hàng đã có trong danh mục, người dùng chọn đơn vị tính tương ứng đã khai báo.
• Mã cấu hình: Người dùng chọn mã cấu hình tương ứng với tính chất sản phẩm đã khai báo mới, phần mềm sẽ căn cứ vào tính chất hàng hóa đã khai báo ở mục Mã cấu hình để tự động tạo hàng mới trong danh mục hàng hóa.
• Nếu mặt hàng được áp dụng giảm thuế theo quy định, người dùng nhập các % thuế, % giảm trừ tương ứng đối với sản phẩm, phần mềm sẽ tính ra số tiền thuế, và tiền được giảm trừ tương ứng với mặt hàng.
• Trong một số trường hợp tờ hóa đơn có dòng ghi chú hoặc diễn giả và khi tạo chứng từ ghi sổ, người dùng không muốn hiển thị dòng đấy thì người dùng tích vào ô xóa ở cuối dòng, khi xác nhận dữ liệu, dòng ghi chú, diễn giải đấy sẽ được xóa khỏi hóa đơn.
• Tương tự mục Chứng từ, đối tác thì mục Sản phẩm dịch vụ cũng có chức năng sao chép các dòng ở ô Hành động.